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Out of Office

E-Mail

Die beste Vorlage für Ihre Abwesenheitsnotiz

Wie schnell beantworten Sie geschäftliche E-Mails? Innerhalb von Minuten, Stunden, Tagen oder sogar Wochen? Die passende Antwort ist die wichtigste Juristen-Phrase: «Es kommt darauf an …», denn die eine richtige Antwort für alle Fälle gibt es nicht.

Einfacher ist die Frage zu beantworten, wenn Sie abwesend sind, sich also beispielsweise im Urlaub befinden: sofort. Das gebietet die Netiquette und der Absender erwartet zurecht einen kurzen Hinweis. Unternehmensintern und privat kann dieser Hinweis durchaus kurz ausfallen – wie ein Tweet für die Betreffzeile:

Bin bis 1.01.2016 im Urlaub. EOM[1]

Geschäftspartner und Kunden sollten Sie ausführlicher informieren. In der Betreff-Zeile können Sie die Antwort bestens anhand der gebräuchlichen Schlagworte wie Abwesenheitsbenachrichtigung, Abwesenheitsnachricht oder Abwesenheitsnotiz kennzeichnen. Je nach nach Bedarf auch zweisprachig kombiniert mit out of the office bzw. vacation notice, autoreply, autoresponder oder away message.

Der Inhalt der Abwesenheitsnotiz variiert wenig und beinhaltet den Abwesenheitszeitraum, benennt eine Vertretung und beliefert den Absender mit den Kontaktdaten der Vertretung für wichtige Fälle. Klärend ist die Angabe, was mit der empfangenen Nachricht des Urlaubers passiert, also ob die Nachricht weitergeleitet wird, bearbeitet wird oder unbearbeitet bleibt und ob der Absender sie nach der Rückkehr des Empfängers erneut verschicken soll. Die letzte Variante wird zunehmend beliebter und führt dazu, dass der Urlauber sich nach seiner Rückkehr nicht vergeblich in eine Anfrage vertieft, die längst geklärt ist.

Für eine Abwesenheitsnotiz sollten Sie sich kurz und klar fassen. Die Abwesenheitsnotiz sollte keine Fragen aufwerfen. Die Information «Mails werden abgerufen» lässt die Frage offen, ob oder mit welcher Verzögerung die Nachricht beantwortet wird. «Ich melde mich umgehend nach meiner Rückkehr am 1.01.2016 bei Ihnen» präzisiert den Zeitraum der Antwort ausreichend.

Beispiel einer zweisprachigen Anwesenheitsnotiz (deutsch/englisch)

Unsere Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz, die alle wichtigen Informationen enthält, lautet:

Vielen Dank für ihre Nachricht. Ich bin bis TAG, den TT.MM.YYYY nicht über diesen E-Mail-Account erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte VORNAME NACHNAME unter NACHNAME@DOMAIN.TLD oder telefonisch unter +49 89 123456–78.

Mit dem englischen Zusatz zur Abwesenheitsnotiz (away message):

Thank you for contacting me. I’m out of the office and will be back on (e.g.: 1 January 2016). Your e-mail won’t be forwarded. For immediate assistance please contact FIRSTNAME LASTNAME at NAME@DOMAIN.TLD or +49 89 123456–78.

Fehler

Bei mehrsprachigen Benachrichtigungen schleichen sich leicht Fehler ein, wenn der Absender eine automatisierte Übersetzung verwendet. Ein Beispiel, dass uns erreichte, lautet:

I will be unachievable from 01.01. to 04.01.

Erreichbar kann durchaus mit achievable übersetzt werden, allerdings nicht im Kontext der Erreichbarkeit per E-Mail. Hier müsste es es available (bzw. unavailable) lauten. Ein anderer Fehler, der häufig gemacht wird, ist die richtige Schreibeweise für elektronische Nachricht:

  • falsch: eMail (Deutsch)
  • richtig: E-Mail (Deutsch)
  • richtig: e-mail oder email (Englisch)

Neben Rechtschreibfehlern schleichen sich aber auch Konstruktionsfehler bei anderen Einsatzgebieten für eine Abwesenheitsnachricht ein. Plant jemand seine E-Mail-Adresse auf einen neue E-Mail-Adresse umzustellen, reicht es nicht, alle Versender an die alte E-Mail-Adresse auf die neue Adresse hinzuweisen und zu bitten, die Adresse auszutauschen. Was bei Freunden noch funktioniert, scheitert bei Diensten verschiedener Unternehmen, bei der die alte Adresse hinterlegt ist. Viele Anbieter antworten an die alte Adresse und weisen darauf hin, die Adresse aus Sicherheitsgründen selbst zu ändern. Überprüft der Inhaber nach Einrichtung seiner Abwesenheitsnotiz nicht regelmäßig seinen alten E-Mail-Account, läuft er in Gefahr, wichtige Nachrichten zu verpassen. Der User sollte daher alle wichtigen Accounts mit seiner neuen Adresse aktualisieren. Ein Passwortspeicher wie Last Pass oder 1Password sind hier hilfreich, um einen Überblick aller angelegten Benutzerkonten zu behalten. Der Umstieg auf eine eigene Domain mit eigener E-Mail-Adresse führt dazu, dass sich die E-Mail-Adresse nicht ändert, wenn der E-Mail-Anbieter seine Bedingungen ändert oder seinen Dienst sogar einstellt, so wie bei der Deutschen Post AG mit dem ePost-Angebot im Jahre 2004 geschehen.

Abwesenheitsnotiz einrichten

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihren E-Mail-Account bei united-domains einrichten können.

E-Mail Administratoren

Für Administratoren eines Mail-Servers sind zusätzlich Punkte wichtig. So sollte eine Abwesenheitsbenachrichtigung innerhalb eines Zeitraums von sieben Tagen nicht nochmals an den gleichen Empfänger verschickt werden. Genaue Anweisungen finden Sie in der RFC3834.

Kritisch wird es dann, wenn sich E-Mail-Schleifen (mail loops) bilden und nicht gestoppt werden. So kann innerhalb weniger Minuten der komplette E-Mail-Speicherplatz voll laufen. Goethes Zauberlehrling[2] musste hier schon als Analogie für eine unerwünschte Mailvervielfachung herhalten: der so genannte sorcerer’s apprentice mode.

  1. End of message oder kurz EOM bezeichnet das Ende einer Nachricht. Der Absender hat also keinen weiteren Text geschrieben und der Empfänger muss die Nachricht nicht öffnen.  ↩
  2. Über den Walt Disney Film Fantasia fand Goethes Zauberlehrling Einzug in die Definition des sorcerer’s apprentice mode.  ↩
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